Aplicacion Excel

Como crear un kardex con funciones de excel

Para crear un listado de alumnos y promediar calificaciones con la aplicación de Excel de la paqueteria de office, no tarda en realizarlo con las funciones que se pueden utilizar en el. 

Y si no tienes esta aplicación instalada en tu ordenador lo puedes realizar a través de la web. Con solo tener una cuenta de OneDrive puedes utilizar cualquier aplicación que contiene office en cualquier lado que tengas una conexión a internet. 

En este tutorial les mostrare la serie de pasos que llevaran a cabo para realizar este dicho trabajo explicando las funciones a traves de OneDrive.

1.- Entras a tu navegador y buscas OneDrive, abres o creas tu cuenta, y en la pantalla de inicio debes dar clic a las aplicaciones de OneDrive y seleccionar "Excel".

2.- Ya en la aplicación comienzas a escribir en las celdas los datos que desees agregar en cada columna. Un ejemplo de este seria al principio de las celdas poner los datos de la escuela, para combinar y centrar las celdas la opción se encuentra en Inicio - Secciona "Alineación" - Del lado derecho. Después por columnas poner el numero de alumnos, nombre, apellidos, materias y promedio final, y la situación del alumno si esta aprobado o reprobado.

Puedes resaltar los bordes para crear una tabla, debes seleccionar las celdas que desees resaltar y en la cinta de opción debes dar clic en "Inicio" y en la sección "Fuente" se encuentra esta opción de resaltar todos los bordes.

Aquí se muestra un ejemplo de formato del llenado de información.

3.- Ahora puedes llenar los datos personales y las calificaciones de cada alumno, las ultimas dos columnas llevaran una función que te permitirá ver el promedio, y la situación del alumno.

Teniendo ya llena la información que ocupas debes de saber que en la aplicación de excel para crear alguna función te puedes guiar por el numero que representa a las filas y letra que representa a las columnas. y que una celda esta asignada por una letra y un numero. Ya que si por ejemplo cambias alguna calificación en el promedio te lo tome en cuenta y así no tengas que hacer modificaciones en todas las celdas.

También debes conocer que al insertar una función y que Excel te la reconozca como dicha, en la celda se debe de poner primero el signo "=" seguido de el nombre de la función y entre parentesis las condiciones que lleva esta.

El nombre de las funciones es diferente si es que tu tienes la paqueteria de office instalada en tu computadora.

FUNCIONES 

• COLUMNA PROMEDIO: 

Todos sabemos que el promedio es la suma de todas las cantidades y divididas por el numero de cantidades. Excel cuenta con esta función y para ello en la primera celda que tomamos como ejemplo de promedio escribiremos el signo "=" seguido de la función llamada "AVERAGE" y entre paréntesis seleccionas las celdas que contienen las calificaciones de ese alumno. 

=AVERAGE (E5:J5)

 Al presionas enter la celda te muestra ya el promedio de este alumno y al presionar la celda en el cuadro de funciones te muestra la función realizada.

Puedes copiar la celda en la que pusiste el promedio y pegarla a las demás celdas y te copiara la función del promedio.

• COLUMNA PROMEDIO (ENTERO)

Para tener un mejor manejo en las funciones realice otra columna en donde utilice la función de redondear un numero de decimales a un numero entero, por las cuestiones de la columna "situación" que debes tener un numero entero para que te de el resultado que pides de la función.

En la celda de la columna Promedio (entero) en alguno de los alumnos debes insertar lo siguiente:

=INT(CELDA)

Debes ingresar en el paréntesis la celda que contiene el promedio con los decimales de este modo. Y después copiar la celda y se copiara la función, enseguida la pegas en toda la columna que te resta.

• FORMATO CONDICIONAL EN LA COLUMNA DE PROMEDIO 

Una manera rápida de identificar que un alumno este reprobado o aprobado lo podemos utilizar en Excel a través de colores aplicando un formato condicional que diga que si es menor que 6 se pinte la celda de rojo y indique que esta reprobado y si es mayor que 5, que pinte la celda de verde y nos indique que esta aprobado. 

Lo primero que debes hacer es seleccionar la columna con los promedios y realizar los siguientes pasos:

      *  En la cinta de opciones debes dar clic en INICIO - Ubicar la sección de TABLAS Y dar clic en FORMATO CONDICIONAL y dar clic en RESALTAR REGLAS DE CELDAS. Y a la celda levas a aplicar dos, la de mayor que y menor que.

Te aparecerá una ventana donde te pedirá la condición de un numero y el color que desees que se rellene la celda. En este caso en la función de mayor que seria el numero 5 y de color verde y en la función menos que seria el numero 6 y de color rojo. Después debe dar clic en aceptar y te quedara de esta manera:

• COLUMNA SITUACIÓN 

En esta se indica la situacion del alumno con letra, osea si esta reprobado o aprobado. Para ello se utiliza una funcion que sirve para cumplir una condicion, si es falsa obtiene un resultado y si es verdadera obtiene otro resultado.

En esta columna debes hacer lo siguiente:

=IF("CELDA">6, "Aprobado", "Reprobado")

Esto quiere decir que si la celda es mayor que 6 si es verdadero pondrá aprobado y si es falso pondrá "reprobado". Después copeas la celda y la pegas en las celdas faltantes de la columna para terminar este paso.

CREAR UNA TABLA DONDE INDIQUE CUANTOS TIENEN 6, 7, 8, 9 Y 10.

Debes crear una tabla con los pasos ya mencionados con los siguientes datos.

En la columna de alumnos se mete una función que se utiliza para buscar en un rango de celdas un numero en especifico, puede ser palabra o letra.

=COUNTIF("Rango", "Calificación")

Entre los paréntesis seleccionas toda la columna del promedio entero agregas una coma y después pones la calificación que buscas, esto aplica para cada una de ellas y te quedara de la siguiente manera:

Y con esto se da por terminado el kardex con las funciones mas básicas que se tiene para ello.